Assistenz (m/w/d) Institutsleitung

Deine Aufgaben

• Du bearbeitest den gesamten Schriftverkehr für die Institutsleitung, teils auch in englischer Sprache
• Die Vorbereitung und Bereitstellung von Unterlagen sowie die Erstellung und Zusammenführung von Präsentationen liegt in deinen Händen
• Du bist verantwortlich für die Protokollierung von Besprechungen, Abteilungssitzungen und Veranstaltungen
• Die Terminplanung, -koordination und -kontrolle sowie die Vor- und Nachbereitung von Terminen übernimmst du souverän
• Du planst und organisierst selbstständig Dienstreisen für die Institutsleitung, von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung
• Das Besuchermanagement inklusive Empfang und Betreuung von Kundinnen und Besucherinnen gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben
• Du erstellst und aktualisierst Projektübersichten in Form von Tabellen oder Mindmaps

Dein Profil

• Du besitzt eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wie zum Beispiel im Büromanagement, oder bringst gleichwertige fachbezogene Kenntnisse mit einschlägiger Berufserfahrung mit
• Fundierte administrative und organisatorische Kenntnisse, etwa in der Vorbereitung von Besprechungen oder der Terminplanung, zeichnen dich aus
• Der sichere Umgang mit MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) ist für dich selbstverständlich
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse im kaufmännischen Bereich, beispielsweise in der Büromaterialbeschaffung, sind von Vorteil
• Ein sehr gutes Zeitmanagement und Durchsetzungsvermögen runden dein Profil ab

Was du erwarten darfst

• Dich erwartet eine befristete Position mit Option auf Verlängerung und Übernahme in ein renommiertes Forschungsumfeld
• Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitregelung, 39 Stunden/Woche und einer Kernarbeitszeit von 9 bis 15 Uhr ermöglichen dir eine gute Work-Life-Balance
• Du hast die Möglichkeit, bis zu 2 Tage pro Woche remote zu arbeiten
• Du wirst Teil eines Teams, das einen wichtigen Beitrag zur deutschen Luft- und Raumfahrtforschung leistet
• Es erwarten dich spannende und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld

Für unseren Partner suchen wir eine*n Assistenz der Institutsleitung am Standort Stuttgart. Das Unternehmen ist das Forschungszentrum der Bundesrepublik Deutschland für Luft- und Raumfahrt.
Die Position ist befristet, mit der Option auf Verlängerung und Übernahme.