Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Du organisierst Reisen – geschäftlich und privat – und kümmerst dich dabei sowohl um die buchhalterischen Aspekte als auch um die gesamte operative Planung
• Kalender, Termine und Meetings koordinierst du vorausschauend und sorgst für ein effizientes Zeitmanagement
• In der Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner*innen behältst du stets den Überblick und agierst souverän
• Du erstellst Präsentationen, führst Recherchen durch und bereitest Informationen strukturiert auf
• Markenanmeldungen und -überwachungen bei dpma und EUIPO betreust du eigenständig
• Auch das Officemanagement liegt in deinem Verantwortungsbereich – von Bestellungen über den Fuhrpark bis hin zu IT- und Kurierdiensten
• Du koordinierst Immobilienprojekte, begleitest Besichtigungen, Inserate und Übergaben und arbeitest eng mit Hausverwaltungen und Dienstleistern zusammen
• Zudem führst du die Korrespondenz mit Anwälten, Notaren und Behörden
• Bei steuerlichen Themen, Versicherungen und Finanzfragen unterstützt du ebenso zuverlässig
• Private Anliegen – wie Reisen, Dokumente, Verträge, Besorgungen oder Events – organisierst du diskret und professionell

Dein Profil

• Du hast bereits Erfahrung als persönliche Assistenz, idealerweise in einer Agentur oder einem dynamischen Umfeld gesammelt
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss bilden dein Fundament
• Organisation ist deine Stärke – dabei verlierst du weder Details noch das Menschliche aus dem Blick
• Diskretion, Loyalität und selbstständiges Arbeiten sind für dich selbstverständlich
• Deine Deutschkenntnisse sind ausgezeichnet, dein Englisch ist gut
• Mit digitalen Tools wie MS Office, Mac oder Adobe Acrobat gehst du sicher um
• Du hast Freude an einem vielfältigen Aufgabengebiet und packst Dinge gern eigenverantwortlich an

Was du erwarten darfst

• Hybrides Arbeiten mit Mobile Office
• Du arbeitest in einem kreativen, wertschätzenden Umfeld mit flachen Hierarchien und einer Kultur, die auf Vertrauen setzt
• Es erwartet dich ein abwechslungsreicher Aufgabenbereich mit viel Gestaltungsspielraum
• Dein Arbeitsplatz ermöglicht dir, Beruf und Privatleben respektvoll miteinander zu verbinden
• Zusätzlich profitierst du von attraktiven Benefits wie einer Urban Sportsclub Mitgliedschaft, einem Zuschuss zum ÖPNV sowie einer betrieblichen Altersvorsorge

Wir suchen für unser Partnerunternehmen eine*n Assistenz der Geschäftsführung für den Standort in Koblenz. Bei unserem Partner handelt es sich um eine namhafte Kommunikations- und Produktionsagentur mit mehreren Standorten.